아사다 스구루 - 토요타에서 배운 종이 한 장으로 요약하는 기술 1page│한 장 생각 정리법

ⓐ 책소개

요즘 스스로를 체계화시키고, 패턴화를 하려고 보니 많은 종이가 아니라 한 장에 보일 수 있도록 생각을 정리하는 방법에 대해서 고민하다가 이 책을 만났다. 업무 시간을 줄여주고 직장 생활을 바꿔줄 마법의 한 장이라는 부분도 솔깃했지만 굉장히 큰 회사인 '토요타'에서 모든 문서가 한장이라는 사실이 흥미롭게 다가와서 읽게 되었다. 한장이긴 하지만 진액과 액기스가 담겨있다는 점이 좋았고 이를 통해 언제나 열람을 하면서 이후의 사원들도 배워가면서 자신만의 한 장을 익힐 수 있다는 부분이 좋았다. 읽어갈 수록 '생각 정리법'에 대해서 고민하게 되고 내가 응용할 수 있는 방법은 무엇이 있을까를 떠올리게 하는 책이다. 사고를 정리하는 기술에 익숙해지고 전달하는 능력을 강화시키는 방법을 볼 수 있는 책이다. 게다가 얇아서 출/퇴근 시간만 이용해도 충분히 읽을 수 있을 분량이니 서류 작성법이 궁금하신 분들은 읽어보세요.

ⓑ 책과 나 연결하기

한장의 서류안에 모든 내용이 담길 수 있을까라는 궁금증으로 책을 읽기 시작했다. 어떤 회의가 있든, 상사가 팀원을 부를 때에도 으레 한 장의 서류를 손에 들고 이야기가 시작된다는 도요타의 문화는 신선했다. 그동안 회의라고 하면 서류 뭉치를 들고 들어가서 하면서도 항상 앞뒤를 왔다갔다 정신없이 회의한 기억이 많은데 종이 한 장에 어떻게 담지라는 의문이 조금씩 풀리기 시작한 것은 도요타 한 장만의 세가지 특징을 보면서였다. 단순하게 한장이 아니라 한눈에 전체가 들어오며, 틀이 있고, 틀마다 제목이 있다라는 특징은 누가봐도 보고 이해할 수 있도록 만든다는 부분이 신선했다. 회의에 출석하지 않은 사람이 읽어도 회의 내용을 파악할 수 있도록 만든다라는 점은 단순하게 요약하는 부분이 아니라는 것을 다시금 생각하게 했다. 어떤 서류든지 반드시 해야만 하는 역할이 있다는 사실을 깨달았다. 몇 백장을 써도 누군가 보고 파악할 수 없다면 이는 의미없는 종이가 된다는 사실을 알고나니 그동안 나의 서류 작성에 대해서도 생각하게 되었다. 내가 쓰고도 잘 알 수 없었던 부분들이 떠오르기도 했다. 

작가가 토요타에 근무하면서 얼마나 고민했을까라는 부분을 볼 수 있는 점은 토요타 내부에 '종이 한 장'으로 회의를 한다는 문화외에 별도의 특별한 교육이 없다는 사실이였다. 토요타의 한 장의 목표는 '지도'같은 종이, 말그대로 읽고 알 수 있는 것이 아니라 보고 알 수 있는 한 장이기에 내용을 설명할 때에도 최소한의 말만 하게 된다고 한다. 결국 종이에 적어봄으로 이 내용을 내가 알고 있는지 모르는 지도 파악이 되고, 내가 정리한 내용을 통하여 보여주는 것이기에 만든 종이 한 장이 그 사람의 머릿 속 그 자체를 대변한다라는 말이 크게 와닿았다. 이 같은 문화의 시작에는 도요타 회장의 규칙이 있었다고 한다. 모든 결정은 3초 안에 한다라는 그의 규칙은 결재 타이밍이 조금만 늦어도 중요한 협상 등에 영향을 미치는 경우가 있어서 가능한 한 빠르고 정확한 결단을 해야한다는 규칙, 그 이면에는 바로 단시간에 보고 결정할 수 있는 서류가 필요해졌다고 한다. 낭비를 줄이기위해서 가장 중요한 부분을 한장의 종이로 만드는 그 문화를 보면서 어떻게 삶에 응요할 수 있을지를 많이 생각해보면서 읽게 되었다. 

생각을 정리하는 방법들도 차근차근 해볼 수 있도록 알려주어서 몇가지를 시도해보았는데, 효과는 있어보였다. 처음부터 한장으로 줄일수는 없으니 하나하나 시도를 해봐야겠다고 마음 먹었다. 책에서도 한번에 완벽하게 하려고 하지 말라고 한다. 처음부터 완벽을 지향하기보다는 단시간에 여러장을 도전하는 게 좋은 결과물을 만드는 데 오히려 효과적이라고 한다. 한 장으로 단순히 요약이 중요한 것이 아니라 소통이 이루어질 수 있는 한장을 목표로 하기에 굉장히 깊은 생각을 해야함을 느꼈다. 읽는 사람은 누구인지, 그 사람의 반응은 어땠으면 좋겠는지에 대해서까지 생각하라고 조언한다. 책은 얇고 쉽지만 이를 나에게 적용하려면 연습이 꽤나 필요할 것 같았다. 다만 이를 실천에 옮겨서 하나의 기술로 익힌다면 정말 많은 부분에서 도움이 되지 않을까라고 생각했다.  틀을 활용하여 중요한 생각들을 찾아가고 관련성을 통하여 점차 명확하고 세세하게 그릴 수 있어지면 한장으로 요약하는 기술을 통해 정확히 전달할 수 있게 됨으로 더 많은 일들을 효율적으로 효과적으로 활용할 수 있지않을까라고 기대하게 된 책이다. 

ⓒ 책을 권해요

생각이 정리되지 않아서 고민한 적이 있는 분들이라면 모두 권해드립니다. 모든 서류가 한장 정리가 될수는 없겠지만 생각 정리법을 연습해둔다면 업무나 일상적인 면에서 여러가지 부분으로 도움이 될거라고 생각됩니다. 조금 더 효율적으로 일하고 싶은 분들에게 권합니다. 

ⓓ 실천할 것/ 아이디어

• 업무용 한장 포맷 만들기
• 고객관리용 한장 포맷 만들기
• 개인용 한장 포맷 만들기

"독서는 삶의 가장 바닥에서 나를 바꾸고 또 바꾸어준 가장 특별한 시간이다"

다재다능르코 읽고 배우고 기록하다.